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Recentemente alcuni clienti ci hanno posto una domanda: ma devo apporre la firma elettronica sulla fattura che inoltro allo SDI? Molti non lo sanno, ma la firma va sempre apposta e lo fa direttamente il programma che abbiamo scelto. Entriamo nello specifico.

Secondo quanto predisposto dall’art. 21, comma 3, del DPR 633/1972: “il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati”. Tale articolo è stato così modificato dalla Legge di stabilità 2013 (L. 228/2012 che ha recepito la direttiva 2010/45/UE).

L’articolo in questione detta le modalità per assicurare l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto, mentre nulla dice in termini di leggibilità. La circolare 18/E del 24 giugno 2014 ricorda che per leggibilità si deve intendere “(…) la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture”.

Questa circolare, inoltre, evidenzia che l’articolo 21, nella sua nuova formulazione, “(…) rimette al soggetto emittente l’utilizzo della tecnologia ritenuta più idonea a garantire i requisiti di autenticità e integrità, richiamando a titolo esemplificativo:

• i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile;

• la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;

• i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati;

• le altre tecnologie non specificate, lasciate alla discrezionalità del soggetto passivo”.

La circolare, inoltre, si sofferma su alcuni tipi di tecnologia ed in particolare:

- sui sistemi di controllo di gestione (non assimilabile al controllo di gestione inteso in senso aziendale). “In ambito contabile, un corretto sistema di controllo di gestione struttura un percorso che documenta, passo per passo, la storia di un’operazione dal suo inizio, rappresentato dal documento originario (ad esempio, un ordine d’acquisto), fino al suo completamento (che può essere, ad esempio, la registrazione finale nei conti annuali), permettendo così di creare un collegamento logico tra i vari documenti di un processo”;

- sul sistema EDI. “Si tratta di un sistema di trasmissione dati caratterizzato dallo scambio di informazioni strutturate di tipo commerciale, amministrative e logistiche in un formato standard, a mezzo di reti di telecomunicazioni nazionali ed internazionali”.

Il sistema più utilizzato, soprattutto dai soggetti di piccole e medie dimensioni è la firma elettronica. Tale firma viene apposta direttamente dal “programma” che gestisce in outsourcing il sistema informatico volto ad ottenere l’invio, la ricezione e l’archiviazione digitale della Fattura Elettronica.

Vi è un ulteriore firma che deve essere apposta. Infatti, nell'iter di conservazione elettronica, il "pacchetto" da conservare deve essere firmato digitalmente. Questo sempre per garantire autenticità e integrità.